Wie die MediaBox Filme inventarisiert:

Es kommt nicht selten vor, dass mehrere tausend Elemente unsortiert und in denkbar ungünstiger Verfassung palettenweise bei uns angeliefert werden. Korrekt geführte Bestandslisten sind dabei eine Seltenheit und so bleibt uns meist nur eine vage Vermutung darüber, um wie viele Träger es sich im Genauen handelt.

In einem ersten Schritt trennen wir erkrankte von gesunden Trägern, um eine Ausbreitung wertmindernder Einflussfaktoren zu reduzieren. Dabei nehmen wir eine erste Titelerfassung durch, um möglichst schnell einen baren Bestand ermitteln zu können. Dieser ermöglicht mithilfe existenter Stücklisten einen ersten Eindruck der Differenz zwischen Ist und Soll Stückzahlen. Unsere Kunden haben nun die Möglichkeit über das weitere Vorgehen der erkrankten Träger sowie der ermittelten ersten Ist Werte zu entscheiden.

Bereits an dieser Stelle ergibt sich somit ein marktunübliches erhebliches Einsparpotenzial, da eine finale Inventarisierung und Einlagerung im Falle nicht mehr benötigter Filmträger gänzlich vermieden werden kann. Im Folgenden werden die wertbeständigen Materialien einzeln zur Hand genommen und gegebene Informationen sorgfältig in unserer Datenbank erfasst. Fehlen Daten für eine exakte Zuordnung einzelner Elemente, werden diese durch Sichtungen, Hörproben oder Rücksprache mit unseren Kunden ermittelt. Aus heutiger Sicht führt unsere Datenbank Informationen über rund 200.000 verschiedene Trägermaterialien, die allesamt eindeutig zugeordnet werden können. Ist die Erfassung abgeschlossen, garantieren wir eine 100%  inventur- und handelsfähige Bestandsliste, deren stets aktuelle Inhalte rund um die Uhr abgefragt werden können.

Was macht unsere Datenbank besonders?

Über die Jahre haben wir viel Erfahrung mit verschiedenen externen Datenbanksystemen gesammelt. Dabei war uns eine Gegebenheit stets ein „Dorn im Auge“: Wir konnten die Datenbanken unserer Kunden nur unter erheblichen Einschränkungen in unser System integrieren. Somit waren direkte Abgleiche und Abfragen fortdauernd ein sehr zeit- und kostenintensives Problem für uns und auch für unsere Kunden. Bereits in den ersten Jahren haben wir uns aus diesem Grund intensiv mit der Entwicklung einer schnittstellenübergreifenden Datenbank befasst.

Diese ist seit nunmehr über 17 Jahren erfolgreich im Einsatz und wird täglich ein Stück weit mehr optimiert und aktualisiert. Für unsere Belange gibt es nichts Vergleichbares am Markt. Unsere Kunden wissen das zu schätzen.

Inventarisierung, warum?

Eine sorgfältig geführte Bestandsliste ist einer der entscheidenden Faktoren für effizienten Wertehandel und effektive Kostenreduktion. Oft entstehen Differenzen zwischen Soll und Ist Werten bei der Sachbearbeitung und durch diverse Systemumstellungen. Schwund und Ungereimtheiten entstehen aber auch und vor allem durch eine mangelhafte Lagerprotokollierung. Dies führt häufig zu ausbleibenden Einnahmen und überflüssigen Kopien, Norm- oder Formatwandlungen. Zudem sind nicht mehr handelbare wertlose Trägermaterialien meist ein großer Kostenfaktor der Lagerhaltung. Die Aufwendungen für eine sorgfältige Bestandsaufnahme amortisieren sich oft schon im ersten Folgejahr alleine durch die Ausgliederung nicht mehr benötigter Elemente. Die sorgfältige Inventarisierung der Trägermaterialien dient der Kostenkontrolle und steigert die Effizienz im Tagesgeschäft.